≪Frequently Asked Trouble≫ 正直、こんなトラブルがありました。【住所・建物・FAX転送・決済・HP編】

バーチャルオフィスは、事務所用の住所をレンタルできる大変便利なサービ スです。しかし、特に初めて利用する方のなかには「きちんと管理されてい るサービスなのか不安」など、管理体制について気になっている方もいるの ではないでしょうか。

そこで、今回は「FAT（Frequently Asked Trouble）」と題し、カスタマープラ スのバーチャルオフィスにおいて過去に生じたトラブル事例と対応【住所・ 建物・FAX転送・決済・HP編】をご紹介します。

良い面だけでなく悪い面にも注目していただき、各トラブルへの対応につい てもチェックしていただくことで、サービス体制の本質を判断しやすくなる でしょう。ぜひバーチャルオフィスを検討されるうえでの参考にしてみてく ださい。

こんなトラブルがありました【住所編】

■事例その1：「オフィスの内見をしたいのですが、なぜ各拠点の住所をホームページ上で確 認できないのですか？」

カスタマープラスの対応）

弊社ではスタッフが各拠点に常駐しているわけではないため、内見ご希望の 場合は事前のご連絡が必須です。

以前、お客様が事前予約なしに直接オフィスに向かわれ、オフィス利用中の 会員様にご迷惑をおかけした事例がございました。そのため、既存会員様に ご迷惑をおかけしないよう、詳細な住所のご案内は内見のご予約をされたお 客様のみに限らせていただいております。

■事例その2：「ブライダルの仕事なので、名刺には【南青山プラス】の住所を利用したいが、 登記先住所には移転リスクのない自社ビル拠点を利用したいです」

カスタマープラスの対応）

弊社の【W住所プラン】をご案内しました。登記先住所に［日本橋タワー］ か［渋谷タワー］のいずれかの住所をご利用いただけます。

なお、その他名刺やホームページ用の住所として下記からひとつご選択いた だけます。
【渋谷・南青山・白金・日本橋（室町）・新宿3丁目・品川】

こんなトラブルがありました【建物編】

■事例その1：「実際に建物を見たら、古い建物で階段だったので驚きました」

カスタマープラスの対応）

弊社では物件等の仕入れに極力コストをかけない分、料金やサービスに還元 したいと考えております。

できるだけホームページ上で情報開示をしてまいりますが、特に外観等に関 する判断基準は人それぞれです。どの拠点も事前に内見していただけるので、 実際に見て判断していただくことをおすすめします。

なかなか内見の時間を取れない方は、ぜひホームページ上の【360°バーチャ ル内見】をご利用ください。

■事例その2：「近年は災害が多いため、カスタマープラスの拠点は大丈夫かと不安です」

カスタマープラスの対応）

オフィス利用される会員様には、事前に災害時における緊急避難場所の情報 をお伝えしております。

なお、渋谷タワー（幡ヶ谷）については2020年8月17日に耐震工事を行いまし た。今後も、会員様の安全を第一とした取り組みを行ってまいります。

こんなトラブルがありました【FAX転送編】

■事例その1：「WEBショップ宛に届いているはずのFAXが転送されません」

カスタマープラスの対応）

会員様のご登録屋号を確認したところ、法人名［●●株式会社］での登録は されていたものの、ショップ名での登録がなかったことが判明しました。

弊社では「1契約（1住所・1FAX番号）につき1屋号」でのサービス提供になる ため、ご利用可能なFAX番号は登録していただいている1屋号の宛名のみ対象 です。また、共有のFAX番号をお貸出ししている関係上「登録屋号での宛名確 認」となり、登録外の宛名で受信された場合は転送されません。

今回のようにショップ名でのご利用希望の場合は、新たにショップ名でのご 契約をしていただくか、【法人名（必須）＋ショップ名】での宛名記載をし ていただくことをご案内しました。その後会員様のホームページ上にFAX送信 用のフォーマット（【法人名（必須）＋ショップ名】の宛名を明記）を用意 していただき、FAX送信する際にはその用紙を利用していただいております。

弊社でも法人様の宛名を確認できるようになり、以降は問題なく受信・転送 されています。

■事例その2：「弁護士登録を行うにあたり、個別のFAX番号を連合会より求められます。カ スタマープラスから提供されるFAX番号は共有番号のため、登録できません。他の弁護士の 方は個別FAX番号をどうされているのですか？」

カスタマープラスの対応）

個別のFAX番号を希望される会員様は、「e-FAX」などのサービスを利用され るケースが多い旨をご案内しました。

こんなトラブルがありました【決済編】

■事例その1：「クレジットカード（ダイナーズ）で決済した金額と、請求された金額が違い ます。請求金額のほうが高かったです」

カスタマープラスの対応）

決済代行会社に確認したところ、日本円での請求対象外のカードで決済され ていたため、「米ドル」に変換されて請求されていたことが原因だと判明し ました。「米ドル」の場合は為替相場の変動および為替手数料などにより、 請求金額と決済金額が約1割程度異なるケースもあるとのことでした。

日本円での請求が可能なカードは、決済代行会社によって異なります。なお、 弊社がご案内している決済代行会社において、日本円での請求が可能なカー ドは以下の通りです。

・P社の場合：【VISA、MasterCard、JCB、AMEX】
・T社の場合：【VISA、MasterCard、JCB】

弊社では為替変動による請求金額と決済金額の相違を防ぐため、上記対応 カードでの決済をご案内しております。しかし、今回はダイナーズカードで 決済されたため、為替相場の変動および為替手数料などの影響によって決済 金額と請求金額に差が発生する結果となりました。

そこで、同カードで決済されている取引はキャンセル手続きを行い、日本円 での請求可能なカードで再度決済手続きをしていただきました。現在は、弊 社からのお客様への決済案内時のメール本文に注意事項として、より詳細に 注意喚起の案内文を記載させていただいております。

■事例その2：「毎月の月額料の支払いをしているカード手続きができなかったと連絡をも らったが、なぜ決済手続きが行われなかったのかわからない」

カスタマープラスの対応）

直近の情報をお客様にヒアリングしたところ、最近カードの有効期限が切れ、 新しいカードが到着しているとのことでした。

つまり、弊社に登録されていたカード情報が古い情報のままだったことが、 決済手続きができなかった原因だと判明しました。カード情報を更新してい ただいたことで、問題なく解決しております。

■事例その3：「クレジットカードで年間一括払いをする場合、分割で決済したいです」

カスタマープラスの対応）

2013年10月より、JCBとアメックスの2種類に関しては分割決済可能になりま した。（VISAとマスターは一括でのご決済となります）

■事例その4：「年間一括払いで契約しています。毎回、決済手続きを行うのが面倒なので自 動化できませんか？」

カスタマープラスの対応）

クレジットカード決済になりますが、1年ごとの自動決済を対応できるように システム改良いたしました。

こんなトラブルがありました【ホームページ編】

■事例その1：「エレベータがないビルがあるということは、ホームページのどこかに説明が ありましたか？リーズナブルな料金設定の理由として納得できるので、事前に知っておいた ほうが初めて拠点を訪問する際に面喰わないと思います」

カスタマープラスの対応）

公式ホームページの【スペース利用一覧ページ】内に追記いたしました。な お、【360°バーチャル内見ページ】でも外観や内装などをご確認いただけます。

■事例その2：「ホームページから申込み手続きを行っているが、郵便番号や住所欄の箇所で エラーが出て進みません。現在シンガポールに住んでおり、住所表記が日本と違うことが影 響しているようです」

カスタマープラスの対応）

海外在住の方専用の申し込みフォームをご用意いたしました。現在はスムー ズに申し込み手続きを行っていただいております。

まとめ

今回は「FAT（Frequently Asked Trouble）」と題し、カスタマープラスのバー チャルオフィスにおいて過去に生じたトラブル事例と対応【住所・建物・FAX 転送・決済・HP編】をご紹介しました。

利用時にどのようなトラブルが起こり得るのかを事前に把握し、それに対す る運営側の対応に注目していただくことで、より安心してバーチャルオフィ スをご利用いただけるのではないかと思います。

不安な点やご不明点もあるかもしれませんが、バーチャルオフィスは「事務 所を持たずに事業を運営したい」とお考えの方に大変役立つサービスです。 ぜひバーチャルオフィスを活用しながら、安全かつスムーズな事業運営を目 指してみてはいかがでしょうか。