フリーランス必見！バーチャルオフィスを利用するメリットと選び方

近年、フリーランス（個人事業主）として起業する方が増えてきています。 フリーランスであれば時間や場所にとらわれずに勤務できるため、「自宅兼オ フィス」として自宅を拠点に開業するケースも少なくありません。

しかし、法人設立の準備を進めるなかで「名刺の住所を自宅住所にするのは抵 抗がある」と不安を感じる方もいることでしょう。

そのような場合におすすめしたいのが、事務所用の住所を借りられるバーチャ ルオフィスです。

実際にフリーランスとして生計を立てている方のなかにはバーチャルオフィス を利用している方が多く、多様な働き方が叶うフリーランスにぴったりなサー ビスといえます。

そこで、今回はフリーランスとして開業を目指している方に向けて、 バーチャルオフィスのメリットや選ぶ際のポイントをまとめました。

「費用を抑えて起業したい」「自分や家族のプライバシーを守りながら フリーランスとして成功したい」とお考えの方は、ぜひ参考にしてみてくださ い。

バーチャルオフィスとは？

まずは、バーチャルオフィスに関する基礎知識を押さえておきましょう。

バーチャルオフィスとは文字通り『仮想の事務所』のことで、空間を借りるのでは なく「特定のオフィス機能」を借りられるサービスです。運営会社によってサービ ス内容は異なりますが、以下のような機能を利用できるところが多くみられます。

・事業用の住所をレンタルできる
・郵便物を受け取って転送してもらえる
・電話やFAXの転送をしてもらえる
・会議室やミーティングスペースを利用できる など

なお、バーチャルオフィスを利用したい場合は初めに会員登録を行い、登録料や月 額利用料を支払うケースが一般的です。かかる料金も運営会社ごとに異なるため、 サービス内容と料金のバランスを考慮しながら選定することをおすすめします。

バーチャルオフィスを利用するメリット

フリーランスがバーチャルオフィスを利用すると、以下のようなメリットがあり ます。

・ビジネス用の住所と自宅住所を分けることができる
・都心の住所を利用できる
・初期費用や固定費を抑えられる
・プライバシーを保護できる
・ミーティングスペースを利用できる

それぞれのメリットについて詳しく見ていきましょう。

・ビジネス用の住所と自宅住所を分けることができる

自宅を拠点に開業する際に、自宅住所を公開することに抵抗を感じる方もいるの ではないでしょうか。また、賃貸物件にお住まいの場合は「自宅を事業用に使用 してはいけない」と定められているケースが多く、それを知らずに法人登記を 行ってトラブルに発展した事例も少なくありません。

その点バーチャルオフィスを利用すれば自宅住所を公開する必要がなく、事業用 物件なので法人登記手続きもスムーズです。さらに自宅を引っ越しても事業用の 住所は変わらないため、住所変更に伴う手続きの手間や費用を省ける点もメリッ トとして挙げられます。

・都心の住所を利用できる

バーチャルオフィスで借りられる住所のなかには、一流企業がオフィスを構える ような都心の住所も数多く存在します。そういった一等地の物件を借りるとなる と家賃は数十万円かかりますが、バーチャルオフィスであれば月数千円程度で住 所レンタルが可能です。

都心の住所を名刺やWebサイトに載せることで「信頼できる事業者だ」と好印象 を与えられ、ビジネスチャンスも広がることが期待できます。

・初期費用や固定費を抑えられる

初期費用や固定費を抑えられることも、バーチャルオフィスを利用するメリット のひとつです。

事務所用の物件を借りて事業を行う場合は、敷金や礼金、保証金といった初期費 用が発生します。初期費用は家賃の数ヶ月分程度になることが多く、駆け出しの フリーランスにとっては非常に大きな負担です。

一方で、バーチャルオフィスの場合は少額の登録金や月額料のみで利用できます。 少ないコストで開業でき、浮いた予算をほかの用途に使用しながら効率的に事業 を進められるでしょう。

・プライバシーを保護できる

バーチャルオフィスを利用することは、ご自身や家族のプライバシーを保護する ことにもつながります。名刺やWebサイトに自宅住所を乗せずに済むため、高い 安全性のもとで事業運営に集中できます。

・ミーティングスペースを利用できる

バーチャルオフィスのなかには、ミーティングスペースを利用できるところもあ ります。個室で静かに打ち合わせをしたい場合に最適で、クライアントを自宅に 招く必要がないことも大きな魅力です。

バーチャルオフィスを選ぶ際に注目したい5つのポイント

フリーランスにとってさまざまなメリットのあるバーチャルオフィスですが、 運営会社の数が多いため「どの業者を選べばいいのかわからない」とお困りの 方もいるかもしれません。基本的には「月額利用料」と「サービス内容」が希 望条件にマッチするところを選ぶことが重要ですが、そのほかにもいくつかの 注意点があります。

ここでは「月額利用料」と「サービス内容」以外に注目したいポイントを5つ ご紹介するので、ぜひ運営会社選びの参考にしてみてください。

【ポイントその1】倒産するリスクの有無

まず注目したい点が、「運営会社の経営状況」です。

実はバーチャルオフィス業界においては、突然倒産する運営会社も少なくあり ません。特に月額利用料が安価なところは利益率が低いため、経営がうまくい かずに破綻してしまうリスクが高いとされています。

もしも契約途中で運営会社が倒産した場合、新たなオフィスを探して契約し、 会社の住所を変更しなければならないなど大変手間がかかります。事前に運営 歴や売上、口コミなどを調査し、信頼性の高い運営会社を選びましょう。

【ポイントその2】閉鎖リスクの有無

倒産するリスクと併せて確認しておきたいのが、「拠点の閉鎖リスク」です。 ほとんどのバーチャルオフィスは『オーナー＝運営会社』ではなく、運営会社 がビルオーナーと賃貸借契約を結んでオフィスサービスを運営しています。そ のため、以下のような理由でオーナーの環境が変化した場合、運営会社の意向 に関係なく拠点が閉鎖される可能性があります。

・ビルの老朽化による建て替え
・オーナーの変更（オーナーの高齢化など）
・近隣エリアの再開発

利用している住所のビルが閉鎖になる場合は、別の運営会社を探して契約し、 会社の住所の移転手続きを行わなければなりません。「⾧期的に同じ拠点を利 用したい」とお考えの方は、自社所有運営（オーナー＝運営会社）のバーチャ ルオフィスを利用するとよいでしょう。

【ポイントその3】到着した郵送物の取り扱い

到着した郵送物の取り扱いについても、バーチャルオフィスを選ぶうえでしっ かりとチェックしておきたいポイントです。

郵送物の取り扱い方法も運営会社によって異なり、なかには自宅への転送サー ビスを実施しておらず「引き取りに行くこと」が前提となっているところも存 在します。また、転送サービスを行っている場合でも、「転送は月に〇回ま で」といったルールが定められていたり、転送手続きに手間がかかったりする ケースもあるため注意が必要です。

郵送物の管理システムについて細かく確認し、なるべくストレスなく利用でき る運営会社を選びましょう。

【ポイントその4】ミーティングスペースの有無

打ち合わせ用にミーティングスペースを利用できるかどうかも事前に確認して おきましょう。特にクライアントと打ち合わせを行う機会が多々あることが想 定される場合は、かかる費用やスペースの快適性についてしっかりとチェック しておくことをおすすめします。

【ポイントその5】オプション料金

月額利用料に含まれるサービス内容を細かくチェックしたうえで、「どのよう なサービスを利用するとオプション料金がかかるのか」を把握しておくことも 大切です。

たとえば運営会社のホームページに「郵送物の管理も可能」と記載があっても、 実際はオプション料金を支払わないと利用できない…といったケースも存在し ます。特に月額利用料が安価のバーチャルオフィスで多くみられるため、オプ ションサービスの内容と料金をあらかじめ確認しておきましょう。

まとめ

事業用の住所を手軽に借りられるバーチャルオフィスは、自宅を拠点に開業を目 指すフリーランスにおすすめのサービスです。

ただし、運営会社によってサービス内容や料金が異なり、「安全・快適に利用で きるかどうかは選び方次第」といっても過言ではありません。⾧期的にストレス フリーな運営を行うことを目指して、ご自身に合ったバーチャルオフィスを慎重 に見極めてみてください。