役員の「重任登記」を忘れずに！タイミングや手続き方法をチェック

取締役や監査役といった役員の任期満了後に同じ人が役員に選任された場合、役員の名前に変更がないことから「登記変更は必要ない」と思う方もいるかもしれません。しかし、実は同じ人が再任する場合は「重任登記」と呼ばれる手続きが必要で、申請しないままでいるとペナルティが課せられる恐れがあるため注意が必要です。

そこで、今回は役員の任期に関する基礎知識について触れながら、重任登記の概要や登記を怠った場合のペナルティ、重任登記の手続き方法などを詳しくまとめました。さらには、任期満了のタイミングで「オフィス関連のコストを抑えたい」などと経費を見直している方におすすめしたい、バーチャルオフィスの魅力についてもあわせてご紹介します。

株式会社の「取締役」と「監査役」の任期とは

株式会社の役員には「取締役」と「監査役」があり、会社法の規定によって取締役は原則2年、監査役は原則4年と任期が定められています。

ただし、取締役の任期は短縮可能となっており、定款または株主総会の決議によって2年未満としても問題ありません。また、非公開会社（株式譲渡制限がある会社）の場合には、取締役の任期を定款によって10年まで伸⾧できます。

監査役の任期は短縮不可能ですが、非公開会社であれば定款で10年まで伸⾧可能です。

なお、合同会社や特例有限会社（2006年の会社法施行時に有限会社として存在していた会社）の場合は、役員の任期は設定されていません。株式会社の場合のみ、「役員の任期満了日」をしっかりと把握しておくことが必要です。

同じ人が役員になる場合は「重任登記」が必要

株式会社の役員は登記事項であるため、もし役員に変更があった場合は法務局にて役員変更登記を行う必要があります。この点は比較的周知されている印象ですが、注意したいのは「同じ人が引き続き同じ役員に就く場合も登記申請が必要であること」です。

任期満了後に同じ人が再任することを「重任」といい、役員の重任が生じた場合は「重任登記」を行わなければなりません。同じ人であっても、任期満了時に一旦役員を退任し、再度就任する扱いとなるためです。

要注意！重任登記を怠った場合のペナルティについて

重任登記などの役員変更登記を怠った場合には、以下のペナルティが課せられます。

注意1：登記懈怠

重任登記などの役員変更登記は、役員の任期満了から2週間以内に行う必要があります。もしも変更登記を行わずにそのまま放置していると「登記懈怠（かいたい）」となり、会社法によって「会社の代表者は100万円以下の過料に処される」と定められているため注意しましょう。

ただし、実際に期限を過ぎてすぐに100万円以下の過料に処されたケースはほとんど存在しません。期限から半年以上経過しても変更登記を行っていない場合に、数万円から十数万円の過料に処されるケースが多い印象です。

注意2：解散登記

役員の変更登記を行わないまま、最初の登記から12年を経過した場合は『実体のない会社』とみなされ、登記官の職権によって「解散登記」が行われてしまいます。解散登記後に「会社継続登記」や「取締役などの就任登記」を行えば会社を復活させることもできますが、コストや手間がかかるため注意が必要です。

重任登記の手続き方法

重任登記を怠るとペナルティが発生するため、役員の任期満了から2週間以内にきちんと申請手続きを行いましょう。重任登記の流れは以下の通りです。

【STEP1】定時株主総会で役員重任の決議をとる

役員重任は、定時株主総会で決議されるケースが一般的です。株主総会の招集・開催を段取りよく進めて、任期満了と同時に再度役員として選任する決議をとりましょう。

※株主総会の開催が難しい場合は、書面決議とすることも可能です。

【STEP2】重任登記を申請する

役員重任の決議が終了して再度役員に就任したら、就任日から2週間以内に管轄の法務局にて登記申請が必要です。その際には下記の書類が必要となるため、不備のないように準備しましょう。

・重任決議をした株主総会議事録
・株主リスト
・就任承諾書
・代表取締役を選定した取締役会議事録等
・定款

重任登記の手続きにかかる費用

重任登記の手続きを行う際には「登録免許税」が発生します。費用は資本金によって異なり、資本金1億円以下の場合は「1万円」、資本金1億円を超える場合は「3万円」です。

なお、登記申請を司法書士に依頼する場合は、別途司法書士報酬が発生します。

法人登記の見直し時には「バーチャルオフィス」をチェック！

役員変更といった登記申請時におすすめしたいのが、本店所在地の見直しです。特に「事務所のコストを下げたい」「自宅住所で登記を行っているため変更したい」といった場合には、ぜひバーチャルオフィスの住所へ移転登記を行うとよいでしょう。

バーチャルオフィスとは事業用住所をリーズナブルにレンタルできるサービスで、主に下記のような魅力があります。

・賃貸の事業用物件を借りるよりも大幅にコストカットできる
・自宅住所と法人用住所を分けられる
・プライバシーを保護できる
・一等地の住所によってイメージアップを図れる
・ミーティングスペースを利用できる

具体的にどのようなメリットがあるのか、以下で詳しく解説します。

【バーチャルオフィスのメリットその1】賃貸の事業用物件を借りるよりも大幅にコストカットできる

バーチャルオフィスの利用にかかる費用は、事業用の賃貸物件を借りる費用と比較すると大変リーズナブルです。

具体的には、バーチャルオフィスの登録料は5,000円～10,000円程度で、毎月の利用料も月に数千円程度。それに対して事業用の賃貸物件の場合は、契約時に敷金や礼金、保証金といった初期費用が家賃数ヶ月分ほどかかるほか、毎月の賃料や光熱費などのランニングコストも十数万円～数十万円ほどとかなり高額です。

バーチャルオフィスの住所に登記変更すれば大幅にコストカットでき、ゆとりを持った事業運営を目指せるでしょう。

【バーチャルオフィスのメリットその2】自宅住所と法人用住所を分けられる

自宅を拠点に事業活動を行う場合に、自宅住所と法人用住所をしっかりと分けられることもバーチャルオフィスの魅力です。自宅住所で法人登記を行っている場合は自宅の転居時に移転登記を行わなければなりませんが、法人用に住所を借りていればそういった手間はかかりません。

また、自宅の契約状況によっては「事業用の使用は不可」といったルールが定められている場合もあり、ルールを無視して法人登記を行っていることが明るみになるとトラブルになる恐れがあります。もしそういった規約に反して自宅住所で登記を行っている場合は、ぜひ早急にバーチャルオフィスへの移転登記を行うとよいでしょう。

【バーチャルオフィスのメリットその3】プライバシーを保護できる

バーチャルオフィスの住所で登記を行うことは、プライバシー保護の観点からもおすすめです。

というのも、法人登記で使用した住所は国税庁の法人番号公表サイト上に公開され、誰でも閲覧可能な状態となります。そのため、自宅住所で登記申請するとその住所が掲載されてしまい、場合によっては犯罪などに悪用されたり、見知らぬ人が自宅に押しかけてきたりする可能性があります。

バーチャルオフィスの住所で登記を行えば、そういったリスクを気に病む必要はありません。ご自身や家族のプライバシーをしっかりと保護できるため、自宅住所で法人登記を行っている方はぜひバーチャルオフィスの住所に移転登記することを検討してみてください。

【バーチャルオフィスのメリットその4】一等地の住所によってイメージアップを図れる

多くのバーチャルオフィスでは、銀座や新宿といった都心の住所を貸し出しています。有名な住所に会社が所在していると「安定した収益のある企業」といった印象を与えることができるため、イメージアップを図りたい場合にもおすすめです。

【バーチャルオフィスのメリットその5】ミーティングスペースを利用できる

現在オフィスを設けている場合は、「物理的なスペースがなくなるとミーティングができなくて困る」と不安を感じるかもしれません。しかし、バーチャルオフィスのなかにはミーティングスペースを貸し出しているところも多く、そういった運営会社を利用すれば会議等で便利に利用できます。

まとめ

株式会社の場合は「取締役」なら2年、「監査役」なら4年と役員任期が定められており、任期満了後に再任する場合も「重任登記」の手続きが必要です。もし申請を怠るとペナルティが課せられるため、ここでご紹介した申請方法を参考にしながら期日内にしっかりと手続きを行いましょう。

その際はぜひバーチャルオフィスへの移転登記もあわせて検討し、安全でゆとりある事業運営を目指してみてはいかがでしょうか。